El manual de inducción como una herramienta estratégica

Por Daniel Velásquez

Según los estudios de la consultora McKinsey and Company todos los empleados deben ser líderes. Líderes capaces de tomar decisiones a tiempo, que se ajusten a los cambios y a las nuevas realidades. Líderes que entiendan la estrategia de la empresa, es decir hacia dónde va y su posicionamiento estratégico en el mercado; su posición relativa con respecto a sus competidores, y por qué los consumidores los prefieren sobre sus competidores.

Todos los empleados deben tomar decisiones diariamente y la única forma de que esas decisiones estén alineadas con el posicionamiento estratégico de la empresa es que los empleados entiendan la estrategia y como su trabajo encaja dentro de la misma. Los empleados son los que implementan las tácticas para que la compañía alcance su estrategia.

Los empleados deben entender hasta dónde llegan sus responsabilidades y conocer cuáles son las tareas de los otros departamentos. De esta forma ellos pueden discernir cuándo tomar una decisión y cuándo acudir a otro departamento para que solucione el problema. Ellos también tienen que entender todos los procesos de la empresa desde el primer contacto con el cliente hasta finalizar el servicio o entregar del producto final.

Uno de los problemas que hemos visto en muchas empresas es que los líderes de cada departamento tienen su propia visión de la estrategia de la empresa, eso hace que cada uno de ellos siga su propio rumbo y los departamentos trabajen juntos pero no en equipo, perdiendo la fuerza de la sinergia que hace que la suma de la voluntades sea mucho más contundente que el esfuerzo de cada uno por separado.

En empresas grandes o de alto crecimiento explicarles la estrategia, los procesos, la misión, visión y valores, sus responsabilidades y derechos a cada empleado puede ser un trabajo titánico, poco homogéneo y muy difícil de cumplir si no se tiene una metodología estructurada que permita hacerlo de la forma más eficiente posible.

Esta metodología se hace en el manual de inducción. Un buen manual de inducción debe ser la guía estratégica para integrar a un empleado a la compañía y la base que rija las relaciones entre los empleados y la compañía a lo largo de la carrera de los mismos en la empresa. El manual de inducción debe aumentar el sentido de pertenencia de los empleados y explicar los beneficios de la empresa que formen parte del salario emocional que disminuye la rotación de personal.

Según estudios de la consultora Mercer, el salario emocional es mucho más contundente que los salarios y los beneficios reales para reducir la rotación de personal. El salario emocional envuelve todos los beneficios que la empresa les proporciona a los trabajadores para balancear su vida personal con su vida laboral. Disminuir la rotación de personal es vital porque el costo de perder y reemplazar a un empleado equivale a 150%-250% del salario anual del empleado según estimaciones de Recruiter.com*

Sin embargo, muchos manuales de inducción se hacen como documentos de cientos de páginas que explican:

1. La descripción de la empresa, su historia, misión, visión, valores, filosofía, etc.

2. El organigrama de la empresa

3. Los derechos y obligaciones de los empleados

4. Otras generalidades y sanciones

Estos manuales no pasan de ser un libro de cientos de páginas que no le agrega ningún valor a la empresa ni a sus trabajadores.

Hay otra visión estratégica de los manuales de inducción que permite desarrollar una proposición única de valor que diferencie a la empresa de sus competidores, haga que la misma sea preferida por los consumidores, promueva el trabajo en equipo y el sentido de pertenencia de los empleados. Estos manuales de inducción se basan en una revisión de la posición estratégica de la empresa basada en el conocimiento de las necesidades de sus clientes, las fortalezas y debilidades de sus competidores, las características de la industria y las fortalezas y debilidades de la empresa para crear un instrumento estratégico que permita, con el apoyo de la alta gerencia, crear la cultura organizacional que:

1. Implemente exitosamente la estrategia de la empresa

2. Transmita una visión única de los objetivos y estrategia de la empresa para todos los empleados

3. Cree sentido de pertenencia en los empleados hacia la empresa

4. Haga que el trabajo de cada empleado apoye la estrategia de la empresa

5. Permita que los empleados entiendan el poder del trabajo en equipo

6. Reduzca la rotación de personal

7. Sea un vehículo para lograr los objetivos de la empresa

Para crear estos manuales de inducción hay que romper paradigmas e innovar para desarrollar herramientas estratégicas importantes para el cumplimiento de los objetivos de la empresa.

*https://www.recruiter.com/turnover.html

El autor es conferencista, consultor empresarial, Mentor de Emprendimiento (IESA), MBA (Universidad de Emory, USA), Profesor de Postgrado y den Centro Internacional de Especialización Profesional (UCAB). Ingeniero (UCAB)